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Padding: un segno di cattiva gestione di progetto

Molto spesso in fase di stima degli effort di progetto, non si hanno a disposizione informazioni sufficienti per portar a termine una stima realistica ed accurata. La prima reazione da parte di chiha in carico il compito di effettuare la stima dovrebbe essere quello di raccogliere più dati in modo da minimizzare le incognite, ma per vari motivi (spesso riconducibili ai tempi stretti che si hanno a disposizione) questo non accade. L’approccio tipico in questi casi è di aggiungere alla stima un tempo ed un costo aggiuntivo “per prudenza”, senza che questo emerga chiaramente a chi partecipa alla gestione del progetto (al Project Manager). Si forma così una sorta di “rischio” nascosto.

Questo approccio/tecnica di aggiungere tempi e costi ad una stima per ovviare ad incognite ed informazioni non disponibili viene denominato padding.

Nel Practice Standard for Project Estimating del Project Management Institute, il padding è definito come segue.

Padding. Per Pad o Buffer intendiamo un extra time o extra costo aggiunto ad una stima per il fatto che lo stimatore non ha abbastanza informazioni o confidenza. Il padding compromette la possibilità per il Project Manager di sviluppare un budget o uno scheduling realistico. Nei casi in cui chi effettua la stima abbia incertezze, queste devono essere identificate esplicitamente come rischi, in modo che gli si possano applicare delle “riserve” e/o possano essere considerati degli opportuni buffer.

E’ chiaro quindi che il cuore della faccenda sta nell’evidenziare l’incertezza e classificarla nei rischi di progetto, prevedendo le opportune azioni mitigatrici per essa. La gestione del rischio è un processo importante che converte le incertezze in opportunità e minacce identificabili (rischi). Gli stimatori devono identificare questi rischi e discuterne con il project manager, senza che rimangano nascosti.

Come evitare il padding?

Facendo in modo che non sia necessario. Non lo sarà se:

  • viene identificata una WBS e vengono identificati chiaramente gli “stimatori”, ovvero coloro che effettuano la stima (di solito coincidono con chi dovrà “fare il lavoro”)
  • viene identificata anche una WBS Dictionary
  • Le riserve di tempi e costi di progetto vengono identificate tramite calcoli effettivi
  • vengono identificati i rischi e le incognite

Riserve e contingency in Project Management sono scelte accettabili e ragionevoli, mentre il padding è semplicemente segno di cattiva gestione, che mina la reputazione del Project Manager.


Fonti:

  • Wikipedia
  • Practice Standard for Project Estimating – PMI

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